Per tutelare i propri diritti, il cittadino può chiedere di visionare o estrarre una copia di documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione. La Legge 07/08/1990 n. 241 garantisce questo diritto per favorire la partecipazione e per assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’attività amministrativa.
La richiesta di accesso documentale formale prevede che il cittadino fornisca le informazioni necessarie per individuare i documenti richiesti, per verificare la legittimazione del richiedente, quindi la sua identità, i suoi poteri rappresentativi, la sussistenza dell’interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso.
L'istanza formale scritta e firmata deve contenere il nome, il cognome e l’indirizzo del richiedente e deve essere specificato il motivo della richiesta.
Se si chiede una estrazione di copia è necessario pagare i relativi costi di riproduzione; per l'accesso potrebbero essere applicati dei diritti di ricerca, in base a quanto deliberato annualmente dal Consiglio comunale.